Während des normalen Arbeitstages sind Büros, Flure, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche ständig in Benutzung. Mitarbeitende arbeiten an ihren Plätzen, Kunden kommen zu Terminen und Besprechungsräume werden teilweise mehrmals am Tag genutzt. Eine Reinigung während dieser Zeit lässt sich deshalb nicht in jedem Unternehmen problemlos umsetzen. Eine Büroreinigung außerhalb der Arbeitszeiten kann hier eine sinnvolle Lösung sein. Die Reinigung findet morgens vor Arbeitsbeginn, nach Geschäftsschluss oder zu einem individuell vereinbarten Zeitpunkt statt. Dadurch überschneiden sich Arbeitsabläufe und Reinigungsarbeiten deutlich weniger. Für Unternehmen bedeutet das vor allem mehr Ruhe im Tagesgeschäft, klarere Abläufe und Büroräume, die zum Arbeitsbeginn bereits sauber und vorbereitet sind.
Warum die Reinigungszeit für Unternehmen wichtig ist
Bei der Planung einer regelmäßigen Büroreinigung geht es nicht nur darum, welche Räume und Flächen gereinigt werden. Auch der Zeitpunkt spielt eine wichtige Rolle. Ein kleines Büro mit wenigen Mitarbeitenden hat andere Anforderungen als eine Verwaltung mit mehreren Abteilungen oder ein Unternehmen mit regelmäßigem Kundenverkehr. Wird während des laufenden Betriebs gereinigt, müssen Arbeitsplätze, Flure und Gemeinschaftsräume immer wieder berücksichtigt werden. Besprechungsräume können belegt sein, Mitarbeitende arbeiten an ihren Schreibtischen und im Empfangsbereich kommen Besucher an. Eine Büroreinigung außerhalb der Arbeitszeiten schafft dafür ein festes Zeitfenster, in dem viele Bereiche frei zugänglich sind.
Weniger Unterbrechungen während des Arbeitstages
Viele typische Arbeiten der Büroreinigung lassen sich einfacher erledigen, wenn die Räume nicht gleichzeitig genutzt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Staubsaugen und Wischen der Böden
- Reinigung freier Arbeitsflächen
- Leeren der Papierkörbe
- Reinigung von Küchen und Pausenbereichen
- Reinigung der Sanitäranlagen
- Pflege von Empfangsbereichen
- Reinigung von Besprechungsräumen
Werden diese Arbeiten während der normalen Geschäftszeiten durchgeführt, kann es immer wieder zu Überschneidungen kommen. Ein Besprechungsraum ist gerade belegt, ein Flur wird stark genutzt oder Mitarbeitende sitzen noch an ihren Arbeitsplätzen. Außerhalb der Arbeitszeiten stehen diese Bereiche häufiger frei zur Verfügung. Die Reinigung kann dadurch nach einem festen Ablauf erfolgen, ohne dass einzelne Aufgaben ständig verschoben werden müssen.
Saubere Räume bereits vor Arbeitsbeginn
Ein weiterer Vorteil ist, dass die Büroräume bereits sauber sind, wenn der normale Arbeitstag beginnt. Wurde am Abend gereinigt, stehen Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Küchen und Sanitärbereiche am nächsten Morgen wieder ordentlich zur Verfügung. Die Reinigung muss nicht parallel zum Arbeitsbeginn stattfinden. Gerade bei Unternehmen mit Kundenverkehr spielt das eine wichtige Rolle. Empfangsbereiche und Besprechungsräume gehören häufig zu den ersten Bereichen, die Kunden oder Geschäftspartner wahrnehmen. Sind diese Flächen bereits vorbereitet, entsteht von Beginn an ein gepflegter Eindruck.
Welche Reinigungszeit passt zum Unternehmen?
Außerhalb der Arbeitszeiten bedeutet nicht automatisch, dass die Reinigung spät am Abend stattfinden muss.
Je nach Betriebsablauf können verschiedene Zeiten sinnvoll sein.
| Reinigungszeit | Kann sinnvoll sein für |
|---|---|
| Früh morgens | Unternehmen mit festen Bürozeiten |
| Nach Geschäftsschluss | Büros und Verwaltungen mit klaren Öffnungszeiten |
| Nach Ende des Kundenverkehrs | Kanzleien, Agenturen und Beratungsunternehmen |
| Individuelle Zeitfenster | Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten |
Entscheidend ist, wann die jeweiligen Räume tatsächlich genutzt werden. Ein Unternehmen, in dem viele Mitarbeitende regelmäßig bis zum Abend arbeiten, benötigt beispielsweise eine andere Planung als ein Büro, das täglich zu einer festen Uhrzeit geschlossen wird. Deshalb sollte die Reinigungszeit immer gemeinsam mit dem Reinigungsdienstleister abgestimmt werden.
Büroreinigung außerhalb der Arbeitszeiten richtig planen
Damit die Reinigung zuverlässig funktioniert, sollten die wichtigsten Abläufe von Anfang an geklärt werden.
Dazu gehören:
- gewünschte Reinigungstage
- Beginn und Ende der Reinigung
- zu reinigende Räume und Flächen
- Zugang zum Gebäude
- Umgang mit Alarmanlagen
- Bereiche mit besonderen Zugangsregeln
- feste Ansprechpartner
- Vorgehen bei Änderungen
Gerade wenn die Reinigung nach Geschäftsschluss stattfindet, sind klare Regelungen wichtig. Die Reinigungskräfte müssen wissen, welche Räume betreten werden dürfen, wie sie Zugang zum Gebäude erhalten und welche Besonderheiten im Objekt berücksichtigt werden müssen. Sind diese Punkte einmal abgestimmt, kann die Reinigung anschließend regelmäßig nach demselben Ablauf stattfinden.
Die Büroreinigung sollte zum tatsächlichen Bedarf passen
Nicht jedes Büro benötigt denselben Reinigungsplan. Die notwendige Häufigkeit hängt unter anderem von der Bürogröße, der Anzahl der Mitarbeitenden, der täglichen Nutzung und dem Besucheraufkommen ab. Auch die einzelnen Räume unterscheiden sich deutlich. Sanitäranlagen und Küchen werden beispielsweise anders genutzt als einzelne Büros oder Besprechungsräume. Eingangsbereiche und Flure können durch den täglichen Personenverkehr ebenfalls stärker beansprucht sein. Eine professionelle Büroreinigung sollte deshalb immer auf das jeweilige Objekt abgestimmt werden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass bestimmte Bereiche täglich gereinigt werden, während bei anderen Flächen größere Intervalle ausreichen.
Vorteile bei regelmäßigem Kundenverkehr
Besonders Unternehmen mit Kunden oder Geschäftspartnern profitieren davon, wenn Reinigungsarbeiten nicht während des normalen Betriebs stattfinden. Im Empfangsbereich sollen Besucher begrüßt werden, Besprechungsräume müssen für Termine bereitstehen und wichtige Laufwege sollten möglichst frei bleiben. Gleichzeitig gehören genau diese Bereiche häufig zu den Flächen, die regelmäßig gereinigt werden müssen. Werden die Arbeiten vor oder nach dem Kundenverkehr durchgeführt, entstehen deutlich weniger Überschneidungen.
Das gilt beispielsweise für:
- Agenturen
- Kanzleien
- Beratungsunternehmen
- Verwaltungen
- größere Unternehmensbüros
- Bürogemeinschaften
Auch bei anderen gewerblich genutzten Gebäuden kann eine zeitlich abgestimmte Gebäudereinigung sinnvoll sein.
Flexible Arbeitszeiten müssen berücksichtigt werden
In vielen Unternehmen gibt es heute keine einheitlichen Arbeitszeiten mehr. Homeoffice, Gleitzeit oder unterschiedliche Arbeitsmodelle führen dazu, dass einzelne Mitarbeitende früher beginnen oder länger im Büro bleiben. Deshalb sollte die Reinigung nicht einfach auf eine feste Uhrzeit gelegt werden, ohne den tatsächlichen Arbeitsalltag zu berücksichtigen. In manchen Unternehmen ist der frühe Morgen der beste Zeitpunkt, in anderen der Abend. Bei größeren Objekten kann es auch sinnvoll sein, einzelne Bereiche zu unterschiedlichen Zeiten zu reinigen. Wichtig ist, dass die Reinigung möglichst wenig in den normalen Betriebsablauf eingreift.
Feste Abläufe reduzieren den Abstimmungsaufwand
Eine regelmäßige Reinigung sollte für Unternehmen möglichst wenig zusätzlichen Organisationsaufwand verursachen. Wenn jede Woche neu geklärt werden muss, wann einzelne Räume frei sind oder welche Bereiche gereinigt werden können, entsteht unnötige Abstimmung. Ein klarer Reinigungsplan schafft hier feste Abläufe.
Darin kann festgelegt werden:
- Welche Bereiche gereinigt werden.
- Wie häufig die Reinigung stattfindet.
- Zu welchen Zeiten gearbeitet wird.
- Welche besonderen Anforderungen berücksichtigt werden müssen.
- Wer bei Rückfragen Ansprechpartner ist.
Dadurch muss die Reinigung nicht bei jedem Termin neu organisiert werden. Für Unternehmen bedeutet das, dass die Gebäudereinigung zuverlässig im Hintergrund laufen kann.
Was passiert mit sensiblen Arbeitsbereichen?
Gerade außerhalb der Arbeitszeiten können sich Fragen zum Umgang mit Büroräumen und Arbeitsplätzen ergeben. Unterlagen, technische Geräte oder persönliche Gegenstände sollten deshalb bereits bei der Planung berücksichtigt werden. In der Regel werden freie und vereinbarte Flächen gereinigt. Welche Bereiche dazugehören und welche Flächen nicht bearbeitet werden sollen, kann vorher eindeutig festgelegt werden. Das gilt auch für abgeschlossene Büros, Archive oder andere sensible Bereiche. Klare Absprachen sorgen dafür, dass Reinigungskräfte genau wissen, welche Aufgaben zum vereinbarten Leistungsumfang gehören.
Regelmäßige Reinigung und Grundreinigung unterscheiden
Eine Büroreinigung außerhalb der Geschäftszeiten betrifft in erster Linie die regelmäßige Pflege der genutzten Räume. Dazu gehören Böden, Sanitäranlagen, Küchen, Arbeitsbereiche, Flure und weitere vereinbarte Flächen. Eine Grundreinigung verfolgt dagegen einen anderen Zweck. Sie kann sinnvoll sein, wenn stärkere Verschmutzungen vorhanden sind oder einzelne Bereiche intensiver behandelt werden müssen. Auch solche Arbeiten lassen sich außerhalb der normalen Arbeitszeiten durchführen. Gerade bei umfangreicheren Reinigungsarbeiten kann das sinnvoll sein, damit Flächen währenddessen frei zugänglich sind. Die regelmäßige Reinigung sorgt für die laufende Sauberkeit, eine Grundreinigung ergänzt sie bei besonderem Bedarf.
Wie häufig sollte eine Büroreinigung stattfinden?
Eine feste Antwort gibt es darauf nicht. Ein kleines Büro mit wenigen Arbeitsplätzen benötigt möglicherweise andere Intervalle als ein großes Unternehmen mit mehreren Abteilungen und täglichem Kundenverkehr.
Für die Planung sind unter anderem folgende Punkte wichtig:
- Größe der Bürofläche
- Anzahl der Mitarbeitenden
- Zahl der Arbeitsplätze
- Kunden und Besucher
- Nutzung der Sanitäranlagen
- Nutzung von Küche und Pausenräumen
- Bodenarten
- gewünschter Leistungsumfang
Bei stark genutzten Büros kann eine tägliche oder mehrmals wöchentliche Reinigung sinnvoll sein. Bei kleineren Objekten können größere Abstände ausreichen. Entscheidend ist der tatsächliche Reinigungsbedarf und nicht ein allgemeiner Standard.
Langfristige Zusammenarbeit schafft klare Abläufe
Gerade bei einer regelmäßigen Büroreinigung außerhalb der Arbeitszeiten ist eine langfristige Zusammenarbeit sinnvoll. Die eingesetzten Reinigungskräfte lernen das Gebäude, die einzelnen Räume und die vereinbarten Abläufe kennen. Besonderheiten müssen dadurch nicht bei jedem Einsatz neu erklärt werden. Auch Veränderungen lassen sich einfacher berücksichtigen. Kommen neue Büroräume hinzu, verändert sich die Mitarbeiterzahl oder werden Arbeitszeiten angepasst, kann der bestehende Reinigungsplan entsprechend verändert werden. So entwickelt sich die Reinigung gemeinsam mit dem Unternehmen weiter.
So unterstützt 1-2-3-Dienstleistungen Unternehmen bei der Büroreinigung
Bei 1-2-3-Dienstleistungen richten wir die Büroreinigung nach dem tatsächlichen Bedarf des jeweiligen Unternehmens aus. Zu Beginn betrachten wir unter anderem die Bürofläche, die Nutzung der einzelnen Räume, die gewünschte Reinigungsfrequenz und die Arbeitszeiten. Gemeinsam wird anschließend festgelegt, welche Bereiche gereinigt werden sollen und zu welchen Zeiten die Reinigung am besten zum Betriebsablauf passt. Je nach Unternehmen kann die Reinigung morgens, abends oder zu individuell vereinbarten Zeiten stattfinden. Unser Ziel ist ein fester Ablauf, bei dem die Reinigung zuverlässig durchgeführt wird, ohne dass sich Unternehmen im Alltag ständig selbst darum kümmern müssen.
Büroreinigung sollte zum Arbeitsalltag passen
Eine Büroreinigung außerhalb der Arbeitszeiten bietet Unternehmen vor allem den Vorteil, dass Reinigung und Tagesgeschäft besser voneinander getrennt werden können. Arbeitsplätze und Besprechungsräume sind häufiger frei zugänglich, Mitarbeitende werden weniger gestört und Kunden bekommen von den Reinigungsarbeiten kaum etwas mit. Entscheidend ist dabei nicht, ob grundsätzlich morgens oder abends gereinigt wird. Wichtig ist, dass die vereinbarten Zeiten zum tatsächlichen Betriebsablauf passen. Mit festen Reinigungsintervallen, klaren Zuständigkeiten und einem abgestimmten Leistungsumfang lässt sich die Büroreinigung dauerhaft planen und zuverlässig in den Unternehmensalltag integrieren.
